Her gecen gün artan denetim ve incelemeler işçi özlük dosyalarının önemini gündeme getirmiştir. 4857 sayılı İş Kanunu'nda 75 inci maddeye göre 'İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır' denilmektedir. Buna göre işverenler yanında çalıştırdıkları işçiler için kanunun istediği usul ve şekilde özlük dosyası hazırlamak zorundadırlar.

İlgili kanunun 4 üncü maddesinde kanun hükümlerinin uygulanmayacağı işyerleri sayılmıştır:
Deniz ve hava taşıma işlerinde, 50'den az işçi çalıştırılan (50 dahil) tarım ve orman işlerinin yapıldığı işyerlerinde veya işletmelerinde, aile ekonomisi sınırları içinde kalan tarımla ilgili her çeşit yapı işleri, bir ailenin üyeleri ve 3 üncü dereceye kadar (3 üncü derece dahil) hısımları arasında dışardan başka biri katılmayarak evlerde ve el sanatlarının yapıldığı işlerde, Ev hizmetlerinde, 507 sayılı Esnaf ve Sanatkarlar Kanununun 2 nci maddesinin tarifine uygun üç kişinin çalıştığı işyerlerinde çalışan işçiler ile çıraklar, sporcular ve rehabilite edilenler hakkında özlük dosyası düzenleme zorunluluğu yoktur. Ayrıca, 10 uncu maddeye göre en çok otuz gün süren işlerde (süreksiz işler) işverenin çalışan işçiler için özlük dosyası düzenleme zorunluluğu yoktur. Bu sayılanlar dışındaki işyerlerinde özlük dosyası düzenlenmesi zorunludur.

İş Kanununda somut olarak sayılmamakla birlikte; özlük dosyasında bulunması zorunlu belge ve kayıtları aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz:

· İşçinin kimlik bilgileri,
· Sigortalı işe giriş bildirgesi,
· İş sözleşmesi
· İkametgah ilmühaberi,
· Adli sicil kaydı,
· Sağlık raporu,
· Aile durumu bildirimi formu,
· İşçiye ait, mezuniyet belgesi ve sertifikalar,
· Ücret hesap pusulası,
· Fazla çalışma için işçiden alınan onay belgesi,
· Ulusal bayram ve tatil günlerinde çalışması için işçiden alınan onay belgesi,
· Yıllık ücretli izinlerini gösterir belge,
· İşçilerin iş sağlığı ve güvenliği konusunda bilgilendirildiklerini gösterir belgeler,
· İstirahat raporları,
· İş sözleşmesinin sona ermesi halinde, hakkettiği ücret, tazminat vb. aldığını gösterir belge ve ibraname,
· Sigortalı işten ayrılma belgesi,

Tüm bunlar kanuna dayalı bilgi ve belge ölçütüne göre işçiye göre değişebilir.
İşçi özlük dosyasının saklanma süresi ilgili kanunlara göre değişiklik göstermektedir:
5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu'na göre özlük dosyaları düzenlendikleri yılı takip eden yılbaşından itibaren,10 yıl süreyle saklanmak zorundadır. Kamu idarelerinde bu süre 30 yıldır.

6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'na göre ise işverenler, özlük dosyalarını, işten ayrılma tarihinden itibaren 15 yıl süreyle saklamak zorundadırlar.

Özlük dosyalarının düzenlenmesi halinde her bir işçi için 2015 yılı rakamlarına göre 1.478 Lira idari para cezası uygulanmaktadır. Şayet işçi özlük dosyaları inceleme elemanlarına yazıyla istemesine rağmen ibraz edilmez ise bilanço usulüne göre defter tutmakla yükümlü olanlar için 14.418 lira, diğer defterleri tutmakla yükümlü olanlara, 7.209 lira, defter tutmakla yükümlü olmayanlara ise 3.604,50 lira idari para cezası kesilmektedir.

Benim başıma gelmez demeyin, işçi özlük dosyalarınızı hazırlayın, eksikleri varsa tamamlayın. Aksi takdirde yüksek idari para cezaları ile karşılaşabilirsiniz.